Après un congé bien mérité, la bête noire des professionnels est la boîte mail du retour de vacances. S’y accumulent des semaines de mails non lus, de sollicitations diverses et d’informations en vrac. Comment gérer cette somme importante de courrier électronique ?
Paramétrer des réponses automatiques
Avant tout départ en vacances, il est possible de paramétrer dans votre email professionnel une réponse automatique signalant votre congé et la date de votre retour. Ainsi, les personnes ayant besoin de vous sauront quand vous trouver.
Déléguer (si vous avez ce luxe)
La situation idéale est de déléguer à un(e) assistant(e) la tâche de trier et lire vos mails, peut-être même d’y répondre, en gardant la possibilité de vous contacter en cas d’extrême urgence.
Regrouper toutes les adresses mail en un seul onglet
Pour faciliter la lecture de vos mails, vous pouvez afficher toute votre messagerie électronique sous un seul et même onglet. Si vos adresses mail sont sur Gmail, vous pouvez afficher toutes vos boîtes de réception en même temps sur mobile et sur ordinateur. Vous pouvez également mettre en place un transfert de mails automatique de toutes vos adresses mail vers une seule et même adresse, que ce soit pour Gmail, iOs,Outlook ou Yahoo.
Filtrer ses mails par règles et par dossiers
Dans toutes les messageries électroniques, il y a la possibilité de classer un mail dès son arrivée dans un dossier bien précis, selon son destinataire ou son objet. Cela permet par exemple de regrouper les mails d’un même client dans un même dossier et de ne pas perdre le fil des discussions entre ses différents interlocuteurs
En profiter pour faire le tri
Le fait de devoir répondre à beaucoup de mails en même temps permet d’y voir plus clair dans sa boîte. Vous pouvez profiter de cette occasion pour faire le tri, en vous désabonnant des newsletters inutiles, des mails promotionnels non essentiels, des Google Alerts dépassés… D’ailleurs, vous pouvez effacer les Google Alerts au fur et à mesure de leur utilisation, puisqu’une fois le lien utilisé, il devient obsolète.
Se limiter dans le temps
Pour arriver à gérer sereinement vos mails, vous pouvez consacrer une plage horaire dans la journée dédiée aux réponses, une ou plusieurs fois par jour, à votre convenance. Ainsi, vous gardez le contrôle sur le temps qui y est consacré, sans vous retrouver submergé.
