Après un congé bien mérité, la bête noire des professionnels est la boîte mail du retour de vacances. S’y accumulent des semaines de mails non lus, de sollicitations diverses et d’informations en vrac. Comment gérer cette somme importante de courrier électronique ?

Paramétrer des réponses automatiques

Avant tout départ en vacances, il est possible de paramétrer dans votre email professionnel une réponse automatique signalant votre congé et la date de votre retour. Ainsi, les personnes ayant besoin de vous sauront quand vous trouver.

Déléguer (si vous avez ce luxe)

La situation idéale est de déléguer à un(e) assistant(e) la tâche de trier et lire vos mails, peut-être même d’y répondre, en gardant la possibilité de vous contacter en cas d’extrême urgence.

Regrouper toutes les adresses mail en un seul onglet

Pour faciliter la lecture de vos mails, vous pouvez afficher toute votre messagerie électronique sous un seul et même onglet. Si vos adresses mail sont sur Gmail, vous pouvez afficher toutes vos boîtes de réception en même temps sur mobile et sur ordinateur. Vous pouvez également mettre en place un transfert de mails automatique de toutes vos adresses mail vers une seule et même adresse, que ce soit pour Gmail, iOs,Outlook ou Yahoo. 

Filtrer ses mails par règles et par dossiers

Dans toutes les messageries électroniques, il y a la possibilité de classer un mail dès son arrivée dans un dossier bien précis, selon son destinataire ou son objet. Cela permet par exemple de regrouper les mails d’un même client dans un même dossier et de ne pas perdre le fil des discussions entre ses différents interlocuteurs

En profiter pour faire le tri

Le fait de devoir répondre à beaucoup de mails en même temps permet d’y voir plus clair dans sa boîte. Vous pouvez profiter de cette occasion pour faire le tri, en vous désabonnant des newsletters inutiles, des mails promotionnels non essentiels, des Google Alerts dépassés… D’ailleurs, vous pouvez effacer les Google Alerts au fur et à mesure de leur utilisation, puisqu’une fois le lien utilisé, il devient obsolète.

Se limiter dans le temps

Pour arriver à gérer sereinement vos mails, vous pouvez consacrer une plage horaire dans la journée dédiée aux réponses, une ou plusieurs fois par jour, à votre convenance. Ainsi, vous gardez le contrôle sur le temps qui y est consacré, sans vous retrouver submergé.

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Qui a dit que le temps des e-mails était révolu ? Malgré l’essor exceptionnel des réseaux sociaux, l’e-mail – ou courriel en français – a encore de belles années devant lui. Si les réseaux sociaux sont plutôt orientés vers des cibles élargies, les courriels, pour leur part, offrent la possibilité d’atteindre des cibles, disons, plus “ciblées”.

Pour une entreprise, cette donnée est très importante. Bien entendu, comme pour tout autre outil, il convient de connaître plusieurs astuces afin d’éviter que les courriers électroniques et la newsletter de votre entreprise ne se transforment en un harcèlement pour vos clients et vos cibles potentielles.

Test du sujet pour améliorer son taux d’ouverture

En envoyant une version A de votre courriel, tâchez d’en analyser l’impact. Si le taux d’ouverture est faible, pensez à en modifier le contenu : plus de vidéos ? Plus de photos ? Plus de texte ? Vous devez également miser sur un objet attractif pour le courriel afin d’inciter les destinataires à l’ouvrir.

Respect de la charte graphique

La charte graphique est une composante essentielle de l’identité de votre entreprise. Elle doit exprimer ses visions et ses valeurs. L’élaboration de cette identité visuelle nécessite un lourd travail de communication. Chaque couleur compte, au même titre que le type de police, du logo, etc.

Une thématique claire et unique

La thématique des publications contenues dans votre newsletter et vos courriels marketing doit être claire et ne doit présenter aucune ambiguïté pour vos clients. Il faut les accrocher en allant droit au but. Votre contenu doit être immédiatement identifiable.

La bonne fréquence d’envoi

Vous n’allez pas expédier vos courriels à n’importe quelle heure. Il existe des horaires plus profitables que d’autres. Pour les repérer, veillez à effectuer des tests. Est-ce que le taux d’ouverture est plus important le matin ? Est-ce le cas pour la soirée ? C’est à vous de voir en fonction du comportement de votre cible.

L’intégration des réseaux sociaux dans les courriels

N’oubliez pas d’insérer les boutons de partage au sein de vos courriels. Ainsi, vous aurez plus de chances d’agrandir votre communauté.

Tenir compte des supports de diffusion

Enfin, avant de lancer votre campagne d’e-mailing ou votre newsletter, prenez en considération le type de supports utilisés par vos cibles. Sont-ils plutôt “ordinateur” ou “mobile” ? Dans tous les cas, votre contenu doit être adapté !

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